ReweSmartTools

Die Aufgabe

Ablage von digitalen Dokumenten an vielen Stellen im System. Mit einer schlanken Lösung verbinden wir Buchungen in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, Einkaufs- und Verkaufsbelege, Kunden und Lieferanten, Projekte, Offene Posten, Mahnungen und Zahlungen mit den zugehörigen Dokumenten.

Ihr Nutzen

• Schnell und einfach – per Drag an Drop werden die Dokumente aus dem Dateisystem an die jeweiligen Datensätze angefügt.
• Die Dokumente können jederzeit ausgehend von Datensatz wieder angezeigt werden
• Die Dokumente können mit individuellen Kommentaren versehen werden 

Die Lösung

Als reine AppDesigner-Lösung und damit ohne Installation zusätzlicher Anwendungen arbeitet das Modul innerhalb der Sage100  Applikationen. Alle Dateiarten, die mit Standardbordmitteln von Windows bearbeitet werden, können einfach und sicher abgelegt und bei Bedarf wieder gefunden werden. Die Ablage erfolgt in der Datenbank oder optional im File-System.  

Die Aufgabe

Eingangsrechnungen werden zunächst im Sharepoint sicher abgelegt.
Danach werden die Dokumente an ein KI-gestütztes System zur Texterkennung geleitet. Die Ergebnisse, also die Inhalte werden gegen die Daten des ERP-Systems ausgewertet und dann an einen Rechnungsprüfungsprozess zur schlichen Prüfung und zur Zahlungsfreigabe übergeben. Die Lösungen erlaubt im optimalen Fall auch die finale Verbuchung im System. Der komplette Prozess Eingangsrechnungsbearbeitung wird schneller und sicherer.

Ihr Nutzen

• Transparenten Rechnungseinfangsbuch, Skontoampel
• Archivierung im DMS, Volltextsuche oder Metadatenrecherche im Dokumentenpool
• Automatische Buchungen, Workflowprotokolle
• Schnelle und sichere Prüf- und Freigabeprozesse, Sicherstellung der Compliance Richtlinien
• GoBD Konformität
   

Die Lösung

Auf Basis der Microsoft Office 365 Cloud-Umgebung und ohne zusätzliche Server organisiert die „Shareflex“-Lösung den kompletten Lösungsumfang. Als Texterkennungs-Tool wird der Azure-Dienst von Mirosoft verwendet werden. Shareflex stellt einerseits die revisionssichere Archivierung der Dokumente sicher, verändert aber andererseits keine Daten. Das heißt die Dokumente bleiben als Sharepoint-Daten erhalten, selbst wenn Shareflex nicht mehr verwendet wird. Wir nutzen die kompetenz unseres Partners www.friendworks.de.

Die Aufgabe

Der §250 HGB und §5 Abs. 5 Satz 1 und 2 EStG regeln, dass Ausgaben und Einnahmen die sich auf Zeiträume nach dem Bilanzstichtag beziehen als Abgrenzungsposten am Ende der Bilanz auszuweisen sind.

Damit wird eine korrekte Ergebnisermittlung für Dauerleistungen in einem Geschäftsjahr sichergestellt. Darüber hinaus ist in jedem wirtschaftlich geführten Unternehmen auch unterjährig eine korrekte Ergebnisermittlung erforderlich.

Ihr Nutzen

• Schnell und einfach - per Knopfdruck - stehen die korrekten Ergebnisse aus der Rechnungsabgrenzung monatlich zur Verfügung
• Ihr System kennt auch die zukünftigen Ergebniswirkungen der Rechnungsabgrenzung
• Die für die Bilanz notwendige Dokumentation der Rechnungsabgrenzung liegt vor

Die Lösung

Entlang der notwendigen Erfassung von Eingangs- und Ausgangrechnungen im Modul Warenwirtschaft werden Daten erfasst, die zu Berechnung verwendet werden. Im Wesentlichen sind das die Werte zu Beginn- und Endezeitpunkt der Dauerleistung.

Sie konfigurieren:

• Konten RAP (Bestand und Ertrag)
• Buchungsliste zur manuellen Erfassung oder Direkt-Buchung am Monatsende
• Monats- oder tagesgenaue Abrechnung
• Zuordnung der Artikel zu RAP-Bestandskonten

Die Ermittlung der Abgrenzung kann für den aktuellen Monat beliebig oft wiederholt werden und korrigiert die vorherigen werden. Erst mit einer Kennzeichnung als final,  werden die Werte fixiert und auf Wunsch verbucht.

Vor der Ermittlung der Abgrenzung werden Inkonsistenzen geprüft. 
Für die Bestandskonten können Einzelnachweise, auch für historische Zeitpunkte erstellt werden. 
Für die monatlichen Buchungen zu Aufwand und Ertrag können Einzelnachweise erstellt werden.

Die Aufgabe

Buchungsdaten, die aus vorgelagerten Systemen stammen, sollen automatisch verbucht werden. Dabei ist es völlig unerheblich um welche Systeme es sich handelt und in welchem Format die Daten vorliegen. Dies könnten ERP-Systeme, HR-Systeme, Shop-Systeme, MDE- oder BDE-Systeme, Betriebstankstellen oder betriebliche Ladesäulen u.v.m. sein. Aus diesen Daten werden Buchungen in allen Variationen, die Sage100 zulässt, erstellt.

Ihr Nutzen

• Es wird nur eine zentrale Schnittstelle zur Aufnahme und Prüfung externen Daten verwendet
• Die Schnittstelle verbucht nur konsistente Daten
• Fehler können, wenn gewünscht in der Bearbeitungsoberfläche korrigiert werden
• Die Nachvollziehbarkeit ist sichergestellt 

Die Lösung

Die Daten über eine individuelle Transformation in die Buchungsimporttabellen gestellt. Hier sind Aufteilungsbuchungen möglich. Ebenso können OP-Fälligkeiten, auch mit Teilzahlungsvereinbarungen, übergeben werden. Daneben können, wie im Sagestandard, auch reine Kostenrechnungsbuchungen verarbeitet werden. Die Daten werden einer Gültigkeitsprüfung unterzogen und können dann in jeweils eigenen Buchungsstapeln verarbeitet werden. Erkannte Fehler werden dokumentiert und können bearbeitet und erneut gebucht oder gelöscht werden. Historische Import-Sätze bleiben erhalten. Diese werden sowohl mit der Buchungs-Tan aus Sage100 als auch mit einem Kennzeichen aus welche Vorsystem sie stammen gekennzeichnet.

Die Aufgabe

Zentrales Element des wirtschaftlichen Erfolgs kommerziell tätiger Unternehmen ist die Sicherstellung des Geldeingangs. Bei Zahlungsverzug ist es allerdings notwendig, im Rahmen des Mahnwesens Maßnahmen zu ergreifen. Die organisatorische Abwicklung aller Aufgaben im Mahnprozess, bei Klärungen, in der Liquiditätsplanung und bei den Wertberichtigungen muss mit einer Arbeitsoberfläche möglich sein. 

Ihr Nutzen

• Laufender Überblick zu allen Forderungen in- und außerhalb der Fälligkeit 
• Per Knopfdruck können Mahnung per E-Mail oder Post versendet werden. Dabei können auf Wunsch auch Rechnungskopien zusammen mit der Mahnung versendet werden 
• Klärungsfälle werden Bearbeitern zugewiesen und Klärungsfristen werden überwacht. Der wesentliche Sachverhalt kann im Memo dokumentiert werden 
• Wertberichtigungen können direkt in dieser zentralen Arbeitsliste vorgenommen werden und die notwendige monatliche Buchung kann automatisch erfolgen 

Die Lösung

Für die Bearbeitung aller Aufgaben im Bereich Debitorenmanagement steht Ihnen eine zentrale Arbeitsoberfläche zur Verfügung. Diese bietet einerseits die Möglichkeit, sich einen Gesamtüberblick über alle Kundenforderungen zu verschaffen und andererseits einzelne Posten zu bearbeiten. Außerdem können Debitorenforderungen mit Hilfe eines eingebauten Dashboards strukturiert analysiert werden. OP-Auskunft, Liquiditätsvorschau, Mahnvorschlag und -versand sowie Buchungserfassung zur Einzelwertberichtigung sind einer Oberfläche zusammengefasst. 

Die Aufgabe

Controlling, also betriebswirtschaftliche Steuerung einer Unternehmung setzt 3 Dinge voraus.

1. Wissen wo man steht: Ist-Daten und historische Daten in unternehmesspezifischer Struktur
2. Wissen wohin man möchte: Plan- oder Budgetwerte
3. Zeitnahe Daten in unterjährigen Perioden.

Ihr Nutzen

• Sie konfigurieren die Strukturen der Datensicht nach Ihren Bedürfnissen. 
  (Zeilenaufbau des Reports). Dies kann eine GUV-Rechnung nach HGB oder eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung sein. Sie können auch mehrere Strukturen festlegen.
• Sie legen beim Aufruf einer Auswertung fest, zu welchen Stichtag die Daten ermittelt werden und ob diese unternehmensweit oder nur für Kostenstellen oder Kostenträger oder Gruppierungen dazu gezogen werden.
• Damit sind die Manager zeitnah in der Lage den Ergebnisstand des Unternehmens oder des Profit-Centers zu erkennen und daraus aktives Handeln abzuleiten.
• Ihr System kennt auch die zukünftigen Ergebniswirkungen der Rechnungsabgrenzung
• Die für die Bilanz notwendige Dokumentation der Rechnungsabgrenzung liegt vor

Die Lösung

Zunächst ist die zu sachlich zu definieren, wie Ergebnisse aussehen müssen, die das Management in die Lage versetzen, Entscheidungen zu treffen. Die könnten Mengen- oder Preisveränderungen zu den Produkten sein. Damit wird der Deckungsbeitrag beeinflusst. Zusätzliche könnten die Fix- oder Strukturkosten anzupassen sein. 
Danach konfigurieren Sie über eine Oberfläche zunächst wichtige Parameter wie den Auswrtezyklus (Monat/Quartal), die für die Aufwertung gültigen Planwerte aus dem System und  die Teilbereiche die analysierter werden sollen (Kostenstellen und -träger)

Die Aufgabe

Fehler in der Erklärung der Umsatzsteuer sind immer problematisch. Zunächst scheint das bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen nicht so sein, da die Umsatzsteuer systematisch als Durchlaufposten zu sehen ist. 
Wenn allerdings Umsatzsteuer nicht oder zu niedrig erhoben wird oder umgekehrt, wenn Umsatzsteuer zu hoch erhoben wird, geht das immer zu Lasten des Unternehmers. Er ist Steuerschuldner! Obwohl Umsatzsteuer final den privaten Verbrauch besteuern soll, tragen Unternehmen Verantwortung und Risiko, da Sie mit der Erhebung der Umsatzsteuer beauftragt sind.
Bei nicht gebuchtem Vorsteuerabzug werden Vorsteuerbeträge zu Kosten. Bei zu hoch gebuchtem Vorsteuerabzug droht im schlimmsten Fall der Tatbestand der Steuerhinterziehung.

Ihr Nutzen

• Sie erhalten aktuelle Daten zur Struktur der Umsatzsteuererklärung
• Sie können selbst konfigurieren welche Daten zwingend an welche Stelle dieser Struktur auszuweisen sind
• Sie erhalten Hinweise welche Buchungen falsch sein müssen und auch welche falsch sein könnten. 

Die Lösung

Zusätzlich zu den vorhandenen Werkzeugen steht ihnen mit der Lösung ein automatischer Aktualisierungsservice zu den Umsatzsteuer-Kennziffern zur Verfügung.
Auf Neuerungen werden Sie immer hingewiesen. Sie können festlegen, welche Kennziffern für Ihr Unternehmen relevant sind und wie die Daten dazu aus dem Buchungsjournal beschafft werden.

Sie erhalten zu jedem Start einer Auswertung den Zeitraum fest und erhalten dazu dann ein Protokoll mit Bestätigung der Buchungen, klaren Fehlern in der Systematik und Hinweisen auf mögliche Fehler.

Beispiele:
Bestätigung
Die gebuchten Umsätze zum vollen Steuersatz, die berechnete Umsatzsteuer und die gebuchte Steuer sind im Toleranzbereich.
Fehler
Die gebuchten Umsätze zum vollen Steuersatz, die berechnete Umsatzsteuer und die gebuchte Steuer sind nicht im Toleranzbereich.
Mögliche Fehler zur Überprüfung
Für das Kostenkonto „Miete“ wurde in den Vorperioden immer Vorsteuer gebucht und in der aktuellen Periode gibt es Buchungen ohne Steuer.